Vergabeunterlagen für Kommunen ohne eigene Vergabestelle

Sie sagen, was Sie brauchen. Den Rest schreiben wir.

Für Gemeinden und Landkreise, die selten ausschreiben und keine eigene Vergabestelle haben. Sie schildern Ihr Vorhaben in Ihren Worten. Sie bekommen eine fertige Leistungsbeschreibung, die Sie prüfen, zeichnen und vergeben.

Vorhaben schildern Termin vereinbaren

Ab 3.000 € pro Leistungsbeschreibung. Ein Fachplaner kostet für dieselbe Beschaffung üblicherweise 8.000 bis 15.000 €.

Auszug aus einer Leistungsbeschreibung

Beschaffung eines Mittleren Löschfahrzeugs (MLF)

Gemeinde Musterdorf, Az. 2026/FW-014

1.1

Fahrgestell

Zulässige Gesamtmasse
≤ 8.500 kg
Antrieb
Allrad
Besatzung
1/5
1.2

Löschtechnik

Löschwasserbehälter
≥ 1.000 l
Feuerlöschkreiselpumpe
FPN 10-1000
Norm
DIN EN 1028-1
1.3

Beladung

Feuerwehrtechnische Beladung nach DIN 14530-25. Abweichungen und Ergänzungen sind in Anlage 2 abschließend aufgeführt.

Produktneutral formuliert nach § 31 Abs. 6 VgV. Erstellt mit GovRadar, freigegeben durch die Gemeinde.

Eine Ausschreibung im Jahr. Und niemand, der sie schreibt.

In Gemeinden unter 20.000 Einwohnern macht die Kämmerei die Beschaffung mit. Ein Löschfahrzeug kommt alle fünfzehn Jahre. Routine kann dabei niemand aufbauen. Also wird eingekauft, was fehlt: die Unterlagen.

  • 8.000–15.000 €

    zahlt eine Gemeinde heute an einen Fachplaner, damit er die Unterlagen für eine einzelne Beschaffung erstellt.

  • 80 %

    des gesamten Aufwands einer Vergabe stecken in der Leistungsbeschreibung, nicht in der Abwicklung.

So läuft es ab

  1. Sie schildern Ihr Vorhaben

    In Ihren Worten, am Telefon oder über das Formular. Vergaberechtliches Vorwissen brauchen Sie dafür nicht.

  2. Wir erstellen die Leistungsbeschreibung

    Auf Basis von Millionen realer Vergabeunterlagen. Fachliche Rückfragen klären wir direkt mit Ihrer Fachabteilung. Der Wehrführer weiß am besten, was das Fahrzeug können muss.

  3. Sie prüfen und vergeben

    Sie erhalten die Leistungsbeschreibung als bearbeitbare Datei. Freigabe, Veröffentlichung und Zuschlag bleiben bei Ihnen.

Was Sie bekommen und was nicht

Wir schreiben die Unterlagen. Das Verfahren bleibt Ihres.

Im Leistungsumfang enthalten

  • Vollständige Leistungsbeschreibung als bearbeitbare Datei
  • Technische Anforderungen, die am Markt tatsächlich lieferbar sind
  • Produktneutrale Formulierung nach § 31 Abs. 6 VgV
  • Abstimmung mit Ihrer Fachabteilung
  • Eine Korrekturschleife nach Ihrer Prüfung

Nicht enthalten

  • Keine Rechtsberatung. Dafür ist Ihre Vergabestelle oder eine Kanzlei zuständig
  • Keine Durchführung des Vergabeverfahrens in Ihrem Namen
  • Keine Haftungsübernahme für Ihre Vergabeentscheidung
  • Keine Bewertung der eingehenden Angebote

Was es kostet

ab 3.000 € pro Leistungsbeschreibung, unabhängig vom Auftragswert Ihrer Beschaffung.

Zum Vergleich: Ein Fachplaner berechnet für dieselbe Leistung 8.000 bis 15.000 €.

Mehrere Beschaffungen im Jahr?

Für Landkreise, die für ihre Gemeinden mitbeschaffen, gibt es Kontingente: fünf Leistungsbeschreibungen pro Jahr ab 10.000 €, frei auf die Gemeinden Ihres Kreises verteilbar.

Was genau Sie brauchen, klären wir im Gespräch. Ein Angebot bekommen Sie schriftlich, bevor wir anfangen.

Wer dahintersteht

GovRadar entwickelt seit Jahren Software für die Vergabevorbereitung. Über 600 Verwaltungen arbeiten damit, von der Gemeinde bis zur Landesverwaltung. Hier bekommen Sie das Ergebnis, ohne die Software selbst bedienen zu müssen.

  • Über 600 Verwaltungen im Einsatz
  • ISO 27001 zertifiziert
  • DSGVO-konform
  • Made in Germany
  • Human-in-the-Loop: Menschen prüfen jedes Dokument

Häufige Fragen

Was kostet eine Leistungsbeschreibung?

Ab 3.000 € pro Leistungsbeschreibung. Der Preis hängt vom Umfang und der technischen Komplexität ab, nicht vom Auftragswert Ihrer Beschaffung. Ein Fachplaner berechnet für dieselbe Leistung üblicherweise 8.000 bis 15.000 €. Sie bekommen ein schriftliches Angebot, bevor wir beginnen.

Ist das Rechtsberatung?

Nein. Wir erstellen ein technisch-fachliches Dokument, keine rechtliche Bewertung Ihres Verfahrens. Die vergaberechtliche Verantwortung bleibt bei Ihrer Vergabestelle. Wenn Sie eine rechtliche Prüfung brauchen, gehört die in die Hände einer Kanzlei. Wir sagen Ihnen offen, wann das der Fall ist.

Wie lange dauert es?

Für eine übliche Beschaffung rechnen Sie mit zwei bis drei Wochen ab dem Gespräch, in dem Sie Ihr Vorhaben schildern. Den größten Teil der Zeit brauchen die Rückfragen an Ihre Fachabteilung, nicht das Schreiben.

Wer haftet, wenn die Vergabe angefochten wird?

Die Verantwortung für das Vergabeverfahren bleibt bei Ihnen als öffentlichem Auftraggeber. Daran ändert sich nichts, egal ob Sie die Unterlagen selbst schreiben, einen Fachplaner beauftragen oder uns. Wir liefern eine Leistungsbeschreibung nach dem Stand der Technik und den Anforderungen des § 31 VgV. Für die Entscheidung, sie so zu veröffentlichen, zeichnen Sie.

Brauchen wir dafür eine Software?

Nein. Sie brauchen keinen Zugang, keine Lizenz und keine Schulung. Ein Telefonat und eine E-Mail-Adresse genügen. Die Software läuft bei uns.

Woher wissen Sie, was wir brauchen?

Von Ihnen. Niemand kann Ihnen abnehmen festzulegen, was Sie beschaffen wollen. Ein Fachplaner kann das auch nicht. Was wir abnehmen, ist das Übersetzen: aus „wir brauchen ein neues Löschfahrzeug“ wird eine ausschreibungsfähige, produktneutrale Beschreibung. Dafür sprechen wir mit den Leuten, die es wissen: in der Regel Ihrer Fachabteilung oder dem Wehrführer.

Für welche Beschaffungen geht das?

Für Liefer- und Dienstleistungen, die Kommunen regelmäßig beschaffen: Fahrzeuge, Reinigungsdienstleistungen, IT-Ausstattung, Facility Management, Fachsoftware. Bauleistungen nach VOB sind derzeit nicht dabei. Fragen Sie im Zweifel einfach an. Wir sagen Ihnen, ob wir es können.

Was ist mit den übrigen Vergabeunterlagen?

Wir starten bewusst mit der Leistungsbeschreibung, weil dort der weitaus größte Teil des Aufwands liegt. Eignungskriterien, Bewerbungsbedingungen und die Dokumentation der Markterkundung erstellen Sie weiterhin selbst oder über Ihr Vergabemanagementsystem. Wenn Sie mehr brauchen, sagen Sie es uns. Wir schauen, was sich machen lässt.

Vorhaben schildern

Beschreiben Sie in zwei Sätzen, was Sie beschaffen wollen. Wir melden uns und sagen Ihnen, ob und zu welchem Preis wir die Leistungsbeschreibung übernehmen können.

Lieber direkt sprechen? thomas.rother@govradar.net

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